La team Digiposte | 08/09/2020

Case study : comment déployer un coffre-fort numérique facilement

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Vous avez entendu parler du coffre-fort numérique Digiposte et vous vous demandez si cette solution pourrait correspondre aux besoins de votre entreprise ? Cet article va certainement vous intéresser car il parle du vécu de l’un de nos clients et vous explique comment la dématérialisation se passe concrètement en entreprise !  

Le 17 juin 2020, nous avons fait le point avec Delphine Lebain, Responsable Projets RH et Organisation, et Anne-Lise Bailly, Chargée de missions Rémunération et études RH, de la société U LOGISTIQUE, sur le choix de la dématérialisation avec Digiposte et les enseignements tirés de cette expérience.  

Contexte, critères motivant le choix de la solution de dématérialisation, choix d’un pilote, avantages du coffre-fort numérique et résultats, U Log nous dit tout.  

Nous espérons que ce partage d’expérience répondra à un certain nombre de vos questions et que ce case study vous donnera également quelques astuces afin d’optimiser le déploiement de votre coffre-fort numérique. 

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1. Quel était le contexte de votre projet de dématérialisation du bulletin de paie ? 

 

Avant la dématérialisation du bulletin de paie, la pratique chez U Log était la suivante : le bulletin de salaire était remis sur les sites par les équipes RH ou les managers au format papier.  Il est évident qu’il n’y avait pas vraiment, de la part de nos équipes, de véritable valeur ajoutée à distribuer ce document. L’idée était donc, notamment, de faire gagner du temps à nos Responsables RH. 

Nous avons fait le choix de déployer le bulletin de paie dématérialisé auprès d’une population salariée pilote en 2018 au siège de U Log (U Logistique), sur une population de 200 personnes appartenant au site de Carquefou (U-Log comptant 5.300 personnes au total).  

Le déploiement s’est très bien passé et les collaborateurs ont aussi très bien adopté la solution de coffre-fort numérique. Mais il est vrai que si la transition du papier à la dématérialisation s’est bien passée, cette cible salariée, qui représente les fonctions supports au siège, était véritablement connectée (adresses e-mails professionnelles, ordinateurs professionnels). Ce qui n’est pas le cas de l’ensemble de nos collaborateurs.  

Forts de cette première expérience, nous avons décidé, en mars 2020, de profiter de la mise en place de DECIDIUM, l’outil de Paie proposé par ADP, pour déployer le coffre-fort numérique à l’ensemble de notre population salariée. Ce qui représentait 5 000 collaborateurs.  

La particularité de cette population salariée est qu’elle n’est pas intégralement informatisée : nombre de nos collaborateurs (notamment nos préparateurs de commandes sur les entrepôts) n’ont pas d’adresses mails professionnelles ou d’ordinateurs professionnels, et cela constituait, pour nous, un défi de taille.

 

2. Pourquoi votre choix s’est-il porté sur Digiposte ? 

 

Nous avons choisi Digiposte pour la praticité de sa solution, ainsi que pour la perspective de pouvoir la déployer rapidement sur site. Nous souhaitions que le bulletin de salaire dématérialisé soit aussi distribué et disponible au plus vite.  

Les autres fonctionnalités, telles que l’application Digiposte et la connectivité avec d’autres organismes, ont également fait la différence. Si le coffre-fort Digiposte a ce côté rassurant, car il permet en effet de tout centraliser en un seul et même endroit, c’est aussi une solution qui apporte une réelle valeur ajoutée à nos collaborateurs. Et le bulletin de paie est très facile à trouver dans le coffre-fort.  

De plus, nous étions satisfaits de la phase pilote qui avait été effectuée avec succès en 2018. Cette confiance gagnée dans la solution nous avait confortés dans notre choix.

 

3. Justement, quels avaient été les retours de ce déploiement pilote ? 

 

Le retour d’expérience fut unanimement positif. L’outil étant particulièrement intuitif, la transition avait été rapide. Le déploiement avait été facilité par le fait que cette population était déjà fortement connectée. 

En termes techniques, au niveau des interfaçages (notamment avec notre logiciel de Paie), il n’y a pas eu de grande contrainte, ni de remontée de problématiques rencontrées par notre service IT. 

 

4. Comment s’est déroulé le déploiement intégral de la solution Digiposte ? 

 

Le déploiement intégral s’est fait plutôt rapidement. En fait, ce qui prend le plus de temps, c’est l’accompagnement. Pour cela, nous avons passé du temps à présenter le projet. Nous nous sommes appuyés sur nos Responsables RH de proximité pour être nos ambassadeurs et vendre le projet auprès des collaborateurs de nos 22 sites.  

Nous avions réalisé des supports de présentation, des vidéos explicatives et un guide de connexion pour nos salariés à partir des contenus proposés par Digiposte. Chaque collaborateur a ensuite directement reçu un courrier (remis en main propre), avec ses identifiants de connexion. 

 

5. L’outil Digiposte est déployé depuis combien de temps maintenant ? 

 

Digiposte est déployé sur l’ensemble de notre population depuis fin mars 2020 (soit deux mois et demi à l’heure actuelle). La fin de son déploiement a été mêlée à un contexte inédit : la crise du Covid-19. 

Cela dit, même si ce contexte a compliqué le déploiement de la solution, il a en même temps aidé à convaincre nos salariés les plus réticents de passer au digital. 

En effet, en plein confinement, la remise du bulletin de paie au format papier a été retardée de deux semaines. De leur côté, les collaborateurs ayant déjà opté pour le bulletin de paie numérique l’ont reçu en temps et en heure. 

Certains de nos collaborateurs ont alors réalisé l’intérêt de recevoir son bulletin de salaire directement dans son coffre-fort digital. Dès fin avril, ils ont été nombreux à passer à la dématérialisation. 

Nous sommes convaincus que ce type de service va avoir encore davantage de plus-value dans les mois à venir, surtout compte tenu de ce contexte d’incertitude sanitaire. 

 

6. En synthèse, quels sont les points forts de ce projet avec Digiposte ? 

 

De ce déploiement, nous retenons, avant tout, la grande rapidité de la livraison de la solution par Digiposte. 

Nous retenons aussi l’intérêt de la dématérialisation, surtout dans ce contexte inédit de Covid-19, comme nous l’avons souligné. 

A ce jour, nous n’avons que très peu de retours négatifs sur 5 200 personnes ! La majorité des collaborateurs a facilement réussi à se connecter et a relevé le caractère intuitif de la solution. L’ergonomie de Digiposte et sa disponibilité sur application mobile native, la connexion personnelle et sécurisée et sa plus-value dans la simplification de la vie administrative quotidienne ont été des atouts forts qui ont convaincu nos salariés de l’utilité de la solution.  

Nous avons aujourd’hui 84 % de taux d’adhésion à la solution Digiposte. Nous sommes très satisfaits du résultat.  

 

7. Compte tenu de ces résultats encourageants, allez-vous poursuivre sur la voie de la digitalisation RH ? 

 

Tout à fait. Le succès de ce déploiement à grande échelle nous encourage à proposer d’autres outils digitaux à nos collaborateurs. Nous envisageons de proposer un portail RH afin de permettre au collaborateur de consulter des informations et de mettre à jour son dossier, effectuer quelques démarches RH, avec un lien vers Digiposte.   

À la suite du bulletin de paie, nous estimons que d’autres documents RH liés à la vie du salarié peuvent être dématérialisés. Nous pensons notamment aux documents signés électroniquement comme les contrats de travail et les avenants par exemple. 

D’ailleurs, les collaborateurs eux-mêmes nous demandent déjà de recevoir d’autres documents directement dans leurs coffres-forts. Il faut que nous prenions le temps de réfléchir et de prioriser les prochains champs d’action de notre stratégie de dématérialisation RH. Mais c’est certain que nous allons la poursuivre. 

 

8. Un mot de la fin ?

Un point essentiel à mettre en avant est l’importance d’avoir l’adhésion des collaborateurs.  

En effet, compte tenu du contexte angoissant du Covid-19, nous avons rencontré quelques difficultés durant le déploiement de la solution. Heureusement, les Relais RH sur site, qui avaient bénéficié de la phase pilote de déploiement, ont passé outre ces difficultés, car ils croyaient déjà en ce projet. Ils voulaient aller au bout du déploiement. 

Il était important de susciter leur adhésion, c’est ce qui a fait la différence pendant la phase de déploiement. 
 

Nous espérons que cette interview vous a permis de voir concrètement à quoi ressemble le déploiement d’un coffre-fort numérique. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter directement et à nous poser toutes vos questions.