La team Digiposte | 05/08/2020

Comment Digiposte peut-il simplifier la gestion des documents du quotidien pour les salariés ?

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Si Digiposte est un outil très utile pour transmettre les bulletins de paie dématérialisés de vos salariés, les bénéfices que ces derniers peuvent tirer de ce service vont bien plus loin que la simple réception et l’archivage de ce document. 

Grâce à ses multiples fonctionnalités, Digiposte peut simplifier la gestion des documents du quotidien pour les salariés. Dans quelles mesures cela est-il possible ? 

Nous vous proposons dès à présent un panorama des avantages complémentaires de Digiposte. 

 

1. Conserver et classer tous ses documents importants au même endroit 

 

Alors que vous déposez des documents RH (bulletins de paie, BSI, notice d’information…) sur le coffre-fort numérique de vos salariés, ces derniers peuvent aussi très simplement ajouter des organismes de façon à recevoir automatiquement l’ensemble de leurs documents administratifs.  

Qu’il s’agisse de factures e-commerce, de relevés d’énergie ou de mutuelle ou encore d’attestations de contrat, chacun est libre de choisir les organismes et le type de documents qu’il souhaite recevoir et conserver en version dématérialisée. Et pas d’inquiétudes sur la sécurité de toutes ces données personnelles, leur protection et confidentialité stricte est garantie (identifiants personnels, double authentification, respect des normes d’archivage, hébergement en France…). Comme Digiposte détient aussi l’agrément HADS et la certification HDS, il stocke aussi, en toute sécurité, des données de santé (données ultra-réglementées).  

Cela est particulièrement pratique pour les salariés utilisateurs, puisqu’ils n’ont pas à conserver leurs documents à différents endroits selon les institutions. Tout est regroupé afin de pouvoir les retrouver facilement et les consulter en quelques clics seulement. 

Pour simplifier davantage encore la gestion, vos salariés ont la possibilité de classer leurs papiers selon les organismes ou selon la thématique souhaitée (dossier bancaire, déménagement, suivi médical…), de les archiver et d’ajouter manuellement les documents reçus au format physique (carte d’identité, passeport, ordonnance…) par l’intermédiaire d’un scanner mobile mis à leur disposition. 

 

2. Gérer ses démarches administratives plus facilement 

 

Au-delà d’être un coffre-fort numérique dans laquelle recevoir et conserver l’ensemble de ses documents importants, Digiposte facilite également les démarches administratives. 

Cela peut concerner le renouvellement d’une carte d’identitéune demande de crédit immobilier ou encore la mise en place d’un dossier de location pour un logement. 

Grâce à Digiposte et son service de récupération automatique de documents importants, les pièces justificatives nécessaires à la constitution du dossier sont listées et pré-remplies. En effet, le coffre-fort va automatiquement ajouter les pièces justificatives les plus récentes disponibles.  

Vos salariés n’ont plus qu’à compléter les documents manquants, manuellement depuis le coffre ou à l’aide du scanner mobile, et à partager, en toute sécurité, leur dossier avec leur interlocuteur.  

 

3. Partager ses documents avec un tiers 

 

Comme évoqué précédemment, Digiposte n’a pas uniquement la fonction de recevoir et de classer des documents. L’utilisateur peut également procéder à l’envoi vers un tiers ou une personne de confiance. 

Grâce à ce service, vos salariés n’auront pas besoin d’avoir recours à une autre application pour finaliser leurs dossiers ou pour transmettre des pièces justificatives. Le partage d’un document ou d’un dossier se fait depuis Digiposte. Pour cela, Digiposte génère un lien de partage sécurisé et le collaborateur peut aussi choisir d’ajouter un code de sécurité (à partager de manière séparée) et une date d’expiration du partage.  

Comme les documents stockés dans le coffre-fort numérique des collaborateurs comportent des informations personnelles et confidentielles, leur partage avec une tierce personne doit être hautement sécurisé, afin d’éviter la fuite de données et l’usurpation d’identité. 

Que ce soit par l’intermédiaire de l’application mobile ou du site Internet, Digiposte s’engage à effectuer des partages de documents en toute sécurité pour l’ensemble des utilisateurs. En effet, les données sont hébergées dans des data centers français et protégées en conformité avec le RGPD

 

4. Bénéficier de fonctionnalités utiles pour sa vie personnelle et professionnelle 

 

Désireuse d’apporter un service toujours plus complet à ses utilisateurs, l’équipe de Digiposte a créé d’autres fonctionnalités qui ont une utilité à la fois pour leur vie personnelle et leur vie professionnelle. 

A l’image du scanner mobile ou de l’aide aux démarches administratives, Digiposte propose des cartes d’actualité, une nouvelle option mise à disposition des entreprises.  

Ce service annexe a pour objectif d’offrir un canal de communication complémentaire, au service des ressources humaines permettant de partager des informations brèves et périssables avec leurs salariés, sans prendre le risque que ces dernières se perdent dans la masse importante des e-mails. 

Vos collaborateurs peuvent ainsi consulter vos actualités, vos informations de dernière minute ou vos offres, sans pour autant devoir se connecter aux serveurs de votre entreprise ou à leur service de messagerie professionnelle. 

 

5. Accéder à Digiposte depuis son mobile ou son ordinateur 

 

Si les nombreux services que Digiposte met à la disposition de vos salariés permettent de simplifier la gestion des documents du quotidien, sa praticité (grâce à ses deux formats) le rend d’autant plus utile et accessible à tous. 

Effectivement, Digiposte est disponible sur web ou sur application mobile native. Ainsi, que vos salariés aient un smartphone ou un ordinateur, et où qu’ils soient, ils peuvent consulter, à tout moment, leurs documents et profiter des fonctionnalités de façon optimale.  

 

Bien plus qu’un simple coffre-fort numérique destiné à réceptionner et à conserver les documents dématérialisés de vos salariés, Digiposte simplifie la gestion des documents du quotidien.  

Idéal pour simplifier la gestion administrative à la fois personnelle et professionnelle, Digiposte est un outil dont vos salariés ne pourront plus se passer.