La team Digiposte | 19/11/2020

Mise en place d'un logiciel SIRH : 4 étapes pour bien la réussir

img

Vous avez choisi de déployer un logiciel SIRH dans votre entreprise ? Très bonne décision ! Un Système d’Information Ressources Humaines a beaucoup à apporter à vos équipes RH, ainsi qu’à l’ensemble de vos collaborateurs (gain de productivité, temps libéré pour réaliser des missions à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des talents ou le recrutement, montée en compétence des collaborateurs sur la gestion de leurs données administratives…). 

Mais attention à ne pas brûler les étapes. La mise en place d’un SIRH est loin d’être une action anodine. Pour profiter pleinement de ses nombreux avantages, il est essentiel de procéder à un déploiement en bonne et due forme. 

Afin de vous aider, découvrez les 4 étapes pour bien réussir la mise en place d’un logiciel SIRH dans votre entreprise. 
 

Étape n° 1 Créer une équipe projet dédiée à la mise en place du logiciel SIRH 
 

Avant même de choisir le SIRH que vous allez utiliser, pensez à créer une équipe projet en interne qui sera chargée de gérer le déploiement de A à ZCette première étape est incontournable et garantira le succès de la mise en place du SIRH dans votre entreprise. 

Cette équipe projet doit réunir l’ensemble des acteurs impactés par le logiciel SIRHBien sûr, votre service RH et votre DSI sont en première ligne. 

N’oubliez pas d’inclure aussi certains managers opérationnels : ils seront chargés du déploiement et de la communication sur le terrain. Enfin, pensez à prévenir le service financier. Dans certains cas, il se peut même que le pilotage du projet soit confié au DAF. 

Une fois toutes ces parties prenantes identifiées, il vous faut nommer un chef de projet. Celui-ci aura pour mission d’organiser et d’animer les réunions relatives au déploiement du SIRH. Il devra également veiller au bon déroulement de chaque étape du projet et coordonner les différents intervenants entre eux. C’est aussi lui qui sera en lien avec l’éditeur de logiciel SIRH. En bref, il s’agit du chef d’orchestre de ce projet de dématérialisation RH.

 

Étape n° 2 Définir un cahier des charges précis  
 

Mettre en place un logiciel SIRH, c’est clairement de la gestion de projet. En plus d’une équipe, il va vous falloir établir un planning, ainsi qu’un budget dédié. 

Pour vous assurer de respecter votre budget, le cahier des charges SIRH est votre meilleur atout. Il doit comporter trois volets : fonctionnel, technique et financier.  

Lors des comités de projet SIRH, vous y formaliserez les réponses à toutes les questions suivantes: 

  • À quels besoins doit répondre la solution SIRH ? 
  • Quels services sont concernés (administration du personnel, paie, gestion des talents, recrutement, communication RH, etc.) ? 
  • Quels processus désirez-vous automatiser grâce au SIRH ? 
  • De quelles fonctionnalités avez-vous impérativement besoin ? Lesquelles sont facultatives ? Si votre budget est limité, priorisez ! 
  • Quel est le ROI (retour sur investissement) attendu ? 
     

Autre point important : faites l’inventaire des différents logiciels de gestion et CRM actuellement déployés dans votre entreprise. Lesquels seront impactés par le SIRH ? Allez-vous les conserver ? Si c’est le cas, la solution RH choisie sera-t-elle techniquement compatible avec ces outils ? 

Similairement, si, une fois votre SIRH installé, vous décidez de mettre en place d’autres solutions numériques, comme le coffre-fort digital pour remettre le bulletin de paie à vos salariés (ce que nous vous conseillons fortement), assurez-vous que ces solutions soient compatibles avec le logiciel SIRH que vous choisirez.  

C’est également lors de cette étape que vous choisissez le mode d’hébergement pour votre SIRH. 

Allez-vous opter pour le mode licence, avec la solution hébergée directement dans vos locaux ? Ou préférez-vous le mode SaaS, c’est-à-dire que votre SIRH sera accessible via un Cloud sous la forme d’un abonnement?  

  

Étape n° 3 Choisir un partenaire de confiance 
 

Choisir un SIRH pour votre entreprise implique de choisir judicieusement le prestataire fournissant la solution. Il s’agit d’un choix engageant pour votre entreprise, car tous les SIRH ne se valent pas. La bonne nouvelle, c’est que vous n’allez probablement pas changer de logiciel RH tous les ans.  

Outre la compatibilité technique de la solution, soyez attentif à la fiabilité de l’entreprise qui la propose. Vérifiez ses références et certifications, ainsi que sa conformité aux standards de sécurité des données. Les données RH sont en effet des données personnelles très sensibles : il est essentiel qu’elles soient bien protégées. 

Nous vous conseillons d’établir une grille d’évaluation comparative des différents éditeurs SIRH qui ont suscité votre intérêt. Passez chacun d’eux au crible selon les critères que vous aurez dressés à l’étape précédente avec votre équipe projet. 

Par ailleurs, tenez compte de la taille de votre entreprise et de ses spécificités. Que vous soyez une entreprise internationale, multi-sites et/ou multi-sociétés, les problématiques ne sont pas les mêmes. Chaque SIRH du marché y répond différemment.  

De même, l’accompagnement proposé diffère d’un éditeur SIRH à l’autre. Souhaitez-vous avoir un support client solide composé d’experts ayant des compétences à la fois techniques et RH (autrement dit, des consultants SIRH) ? Ou avez-vous vos propres ressources en interne sur lesquelles vous pouvez vous appuyer ? À moins que vous ne préfériez déléguer l’aspect transformation digitale à un cabinet spécialisé ? 

Comme c’est le cas avec Digiposte (Groupe La Poste), qui est considéré comme un partenaire solide et pérenne sur le marché français du coffre-fort numérique, il est essentiel de choisir un prestataire fiable et reconnu pour votre SIRH. Pour vous aider, nous vous proposons un article dédié au choix du logiciel SIRH. 

 

Étape n° 4 Communiquer tout au long du projet 

 

Cette méthodologie de mise en place dun logiciel SIRH serait incomplète sans l’aspect communication. Pour assurer le succès de ce projet, une mobilisation générale est essentielle afin de favoriser l’adhésion de votre masse salariale. 

Une véritable campagne de communication doit être mise en place avant même l’arrivée du logiciel SIRH dans vos locaux. Il est important qu’elle soit centrée sur l’accompagnement au changement, afin de rassurer et d’anticiper les appréhensions.  

Informez vos collaborateurs tout au long du déploiement. Insistez particulièrement auprès des salariés les plus résistants au changement. L’accompagnement doit être personnalisé, surtout lors de la prise en main du logiciel par les utilisateurs. 

Pensez également à tenir informées les instances représentatives du personnel dès que possible. Plus tôt elles seront de votre côté, mieux ce sera. 

Si vous êtes à court d’arguments pour mettre en avant la plateforme de gestion RH auprès de vos salariés, lisez attentivement cet article. Bien que les arguments utilisés concernent surtout les bulletins de paie dématérialiséscertains d’entre eux désamorcent des craintes communes pour l’ensemble des solutions de dématérialisation, comme le SIRH.  

 

Avec ces 4étapes successives, vous vous assurez de réussir la mise en place d’un logiciel SIRH dans votre entreprise. 

Vous êtes sur la voie de la dématérialisation RH? En plus de déployer un SIRH, nous vous conseillons de mettre en place un coffre-fort numérique. Cette solution vous permet de transmettre à vos collaborateurs, en quelques clics, tout type de document RH (du bulletin de paie au contrat de travail, en passant par les attestations professionnelles) dans des espaces personnels et sécurisésCliquez ici pour découvrir le coffre-fort Digiposte !