La team Digiposte | 14/01/2021

Digitalisation des documents étudiants : de la vie étudiante à la vie active

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La nouvelle génération d’étudiants est arrivée ! Ordinateur portable, téléphone intelligent, cartable numérique, accès à Internet, cours à distance, adresses emails, réseaux sociaux…, ces nouveaux étudiants évoluent désormais dans un monde entièrement numériqueet le tout numérique fait d’ailleurs partie de leur quotidien 

Leur vie scolaire et leur passage à la vie active doivent alors être en ligne avec ces nouveaux besoins et ces nouvelles pratiques. La dématérialisation de nombreux documents et démarches clés permet d’y répondre et de simplifier la vie des étudiants.  

Retrouvez l’ensemble de ces documents et démarches dans cet article 

 

Quels sont les documents étudiants pouvant être digitalisés ?  

 

L’attestation de réussite numérique 
 

Grâce au service d’attestation de réussite numérique des diplômes mis en place par le Ministère de l’Education nationale en novembre 2019, les élèves peuvent désormais télécharger leurs attestations numériques de diplômes (brevet, certificat d’aptitude professionnellebrevet d’études professionnelles, baccalauréat, brevet de technicien supérieur…) depuis une plateforme sécurisée : diplome.gouv.fr.  

Le service étant numérique, l’élève peut s’identifier et retrouver ses documents originaux à toute heure et quelle que soit sa localisation. Cette évolution permet une simplification notable du processus, surtout dans le cas d’une perte d’attestation ou de diplôme. Il n’est plus nécessaire d’attendre qu’un organisme traite la production d’un duplicata et qu’il la fasse parvenir par courrier à l’élève. L’obtention est ici immédiate.  

Lors d’une procédure de candidature, l’étudiant peut être plus réactif face à une demande de justificatifs d’études et l’attestation de réussite étant un original numérique, il peut aussi prouver la véracité des informations communiquées. Un atout non négligeable quand on connaît le nombre important de faux diplômes produits en France.  

 

Le dossier de location digitalisé  
 

Autre étape importante de la vie d’un jeune français, suite à l’obtention de leur bac, nombreux sont les élèves qui se lancent dans la vie étudiante et cherchent leur premier appartement.  

La recherche d’appartements peut être fortement concurrentielles, notamment à Paris ou dans les grandes villes étudiantes et les agents immobiliers ou les propriétaires demandent souvent aux étudiants de leur fournir un dossier complet avant même de commencer les visites :  

  • copie de pièce d’identité avec photo (carte d’identité, passeport, titre de séjour en cours de validité...) ; 
  • copie de carte d’étudiant (ou celle de l’année précédente) ; 
  • justificatif de domicile du garant ; 
  • copie de la pièce d’identité du garant ; 
  • justificatifs de revenu du garant (bulletins de salaire...) ; 
  • avis d’imposition du garant ; 
  • attestation daide APL/AL si bénéficiaire. 

 

La dématérialisation de ces documents permet aux étudiants de les retrouver facilement et de les produire rapidement en cas de coup de cœur.  

 

Le carnet de santé numérique 
 

En entrant dans la vie étudiante, les jeunes apprennent aussi à gérer leur santé et le suivi de leurs remboursements, des démarches auparavant gérées par leurs parents.  

Grâce au carnet de santé numérique développé par l’Assurance maladie, les étudiants détiennent un dossier médical partagé (DMP), gratuit et entièrement sécurisé en ligne.  

Traitements, résultats d’examens, personne à prévenir en cas d’urgence, le DMP permet de retrouver au même endroit toutes les informations de santé : 

  • historique des soins alimenté automatiquement par l’assurance maladie ; 
  • pathologies et allergies éventuelles; 
  • traitements médicamenteux et soins; 
  • comptes rendus d’hospitalisation et de consultation; 
  • résultats d’examens. 

 

Le DMP permet aux étudiants d’avoir accès à des établissements de santé rapidement et efficacement, et qui sait, dans un futur proche, à des clubs de sport. La gestion de leur santé est alors simplifiée.  

 

Procédure de bourse et logement en ligne
 

Les demandes de bourse et de logement ont, elles-aussi été dématérialisées. Désormais, toute demande doit être formulée par l’intermédiaire du Dossier social étudiant (DSE). Cette procédure en ligne unique est à réaliser via le portail Etudiant.gouv.fr. 

Les étudiants doivent alors fournir un dossier complet, comprenant évidemment l’avis fiscal des revenus de la famille, mais aussi le justificatif de scolarité de l’étudiant concerné. 

Un document que les étudiants peuvent retrouver au sein du livret scolaire du lycée (LSL) qui est dorénavant 100% dématérialisé. Ce qui permet de :  

  • faciliter l’accès des élèves et de leurs familles aux informations qui les concernent ;  
  • aider les enseignants dans leurs tâches d’évaluation ; 
  • améliorer la fiabilité de l’ensemble de la procédure ; 
  • duire les coûts liés à lachat, à la manutention et au stockage des livrets. 

 

Dématérialisation du relevé de notes 
 

Désormais, les étudiants n’ont plus à avoir peur de perdre leurs relevés de notes et de faire des demandes de duplicatas. En effet, ceux-ci peuvent être stockéen version dématérialisée au sein d’un coffre-fort électronique, pour être ensuite partagéà des tiers de confiance. 

Cet accès aux documents permet aux étudiants d’être plus alertes lors des procédures d’admissions et de transmettre leurs dossiers plus rapidement aux grandes écoles ou établissements de l’enseignement supérieur. 

 

Pourquoi dématérialiser les documents des étudiants ?  
 

La dématérialisation des documents des étudiants est avant tout née dune adaptation au monde moderne. Néanmoins, les avantages quelle offre sont nombreux : 

 

  • Faciliter l’exploitation des documents 

 

Qui n’a pas déjà perdu du temps à rechercher un document ? Qui ne s’est jamais demandé où il pouvait bien être rangé ? 

Avec la dématérialisation, les étudiants peuvent accéder facilement et rapidement au document recherché. 

 

  • Maîtriser la conformité et la sécurité des documents et des données 

 

En centralisant leurs documents dans un même dispositif, ils renforcent leur sécurité et leur confidentialité, limitent les risques de perte et assurent la traçabilité. 

L’archivage électronique au sein d’un coffre-fort numérique offre aux étudiants de meilleures conditions de pérennité et d’intégrité pour leurs documents scolaires à vocation probatoire. 

 

  • Réduire les coûts d’impression et de gestion des documents 

 

Les étudiants peuvent enfin dire adieu aux ramettes de papier, aux cartouches d’encre, à la mise sous pli.  

Grâce à la numérisation des documents et à la signature électronique, ils n’ont plus à se soucier de leur document papier. La dématérialisation du courrier assure un cycle de vie des documents plus efficace tout au long des études. 

 

La digitalisation des documents des étudiants a pour objectif de rendre leurs démarches plus efficaces et plus rentables. Que ce soit au sein de leur cursus universitaire ou dans leur vie quotidienne, construire des mécanismes qui leur permettent de prendre des décisions rapidement et de les mettre en œuvre facilement est essentiel.