Productivité

Gain de productivité dans la gestion administrative RH

expérience collaborateur

Amélioration de l’expérience collaborateur

Conformité

Conformité aux exigences réglementaires

Un forfait unique pour votre dématérialisation RH

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  • Envoi illimité de documents à valeur probante
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Comment ça marche ?

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1

1Importez votre liste de salariés

Importez via un simple document csv votre liste de collaborateurs, avec leur nom, prénom, matricule RH et une adresse e-mail.

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2

2Déposez vos documents

Les documents déposés seront envoyés directement dans les coffres-forts numériques Digiposte de vos salariés.

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3

3Suivez vos dépôts

Gardez une trace des dépôts effectués en temps réel. 
Visualisez si vos salariés ont activé leur Digiposte.

Quels avantages pour vos salariés ?

Coffre fort Numerique

Un coffre fort numérique gratuit Digiposte, web et mobile

Pour conserver tous leurs documents personnels importants et faciliter leur vie administrative. 
En savoir plus

marque employeur dans Digiposte

Valorisez votre marque employeur dans Digiposte

Personnalisez votre espace dédié dans Digiposte, avec votre logo, site internet....

Respect de la loi Travail

légal

Que dit la loi ?

[L3243-2, et D3243-8 du code du travail]

« L'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret (50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié) et la confidentialité des données. » 

Pas d’envoi des bulletins de paie numérique par e-mail ! 

En France, les envois de bulletins de paie par e-mail ne permettent pas de garantir le respect des obligations juridiques imposées aux employeurs. 

« Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs peuvent choisir par défaut la distribution des bulletins de paie par voie électronique. 
(…) L’employeur doit également avertir ses salariés de la mise en place de ce dispositif 30 jours avant les premiers envois. »

Information des salariés en amont. 

Assurez-vous d’avoir informé vos salariés au moins 30 jours avant votre projet de dématérialisation. A noter : les salariés peuvent demander à rester ou revenir au format papier à tout moment.  

Les prérequis pour utiliser Digiposte ACCESS

  • Dématérialisation

    Un numéro de SIRET

  • Dématérialisation

    Une liste de salariés
    et leur adresse e-mail personnelle 

  • Dématérialisation

    Des documents unitaires au format PDF
    Cette version ne gère pas encore la découpe de documents PDF

  • Dématérialisation

    Un nommage des documents par identifiant
    Pour relier le document au bon destinataire

  • 100% numerique

    Un envoi 100% numérique
    Digiposte ACCESS n’intègre pas la distribution des documents au format papier

Prérequis RH

Exemples de document RH à déposer

  • Bulletin de paie
  • Contrat de travail
  • Avenants
  • Bilan Social Individuel (BSI)
  • Charte informatique
  • Attestation de remise du salarié
  • Guide de Mutuelle du salarié
  • Fiche d’intéressement
  • Autres documents RH concernant vos salariés

Document à déposer

Ils en parlent mieux que nous

Depuis le déploiement de la solution, j'ai réussi à réduire le temps alloué à la distribution des Bulletins de paie par deux. C'est du temps que je mets à profit pour développer notre politique RH.

Responsable RH, Jasmine, 39 ans

Aujourd'hui, Digiposte Access est notre canal d'envoi principal. Je l'utilise pour les Bulletins de paie tous les mois mais également pour partager d’autres documents RH comme les relevés d'heure.

Chargée de mission RH, Charlotte, 35 ans

La mise en place est très rapide. J’ai pu prendre en main la solution toute seule et effectuer mon premier envoi de document.

Responsable paie, Michelle, 56 ans

Simplifiez votre gestion administrative RH

Foire aux questions

Les documents déposés dans le Coffre-fort numérique Digiposte ont la même valeur juridique que ceux transmis sur papier. L’authenticité des documents est garantie par deux facteurs :  

Intégrité du document : Une fois stocké dans le Coffre-fort numérique Digiposte, le document ne peut plus être modifié et Digiposte garantit son intégrité pendant toute la durée de conservation.  

Source du document : L'identité de la société émettrice et de son mandataire légal est vérifiée par l'attestation du compte La Poste Pro.  

Chaque document que vous envoyez se voit attribuer un certificat d'authenticité que le destinataire peut consulter dans Digiposte.  

La période de conservation dépend du type de document sélectionné par vos soins. Par exemple, pour les fiches de paie, la durée de conservation associée est de 50 ans, et pour les notes d'information, elle est de 1 an.  

Les destinataires conserveront ces documents gratuitement dans l'intervalle et ils ne seront pas pris en compte dans les 5 Go de stockage disponibles pour ajouter des documents personnels.  

Les destinataires recevront le document dans le coffre-fort numérique Digiposte.  

Dans le cas où ils disposent déjà un Digiposte, ils seront en mesure de le configurer pour recevoir des documents. Sinon, ils peuvent activer Digiposte gratuitement.  

Digiposte est un service en ligne qui permet aux utilisateurs de gérer facilement tous leurs documents personnels. Vous pouvez accéder à ce service via une application Web ou mobile disposant d'un accès à Internet.  

Il permet de :  

  • Recevoir, centraliser et auto-classifier les documents (factures, relevés bancaires, fiches de paie, etc.) des entreprises, organismes et commerçants de son choix,  

  • Stocker et protéger les documents dans un coffre-fort numérique hébergé en France  

  • Partager des documents en toute confiance avec ses proches et des tiers  

  • Préparer et faciliter la gestion des démarches en ligne (renouvellement d'identité, demande de prêt bancaire, dossier de location immobilière, inscription club sportif, etc.).